اتوماسیون اداری


هر نقطه از جهان دفتر كار شماست!

اتوماسیون اداری

 

به مجموعه نرم افزارهایی گفته می‌شود که توسط آنها، مکاتبات داخلی و خارجی یک سازمان به سرعت و بدون نیاز به کاغذ، انجام گرفته و از بستر IT برای انجام و مدیریت آن استفاده می‌گردد

ماژول های اتوماسیـون اداری

دبیرخانه

ماژول دبیرخانه با هدف پاسخگویی به نیازمندی‌های یک سازمان در نامه‌نگاری‌ها با طرف‌های خارج از مجموعه طراحی شده است. این سیستم کلیة نیازمندی‌های موجود در حوزة چرخة نامة وارده و صادره، پیش‌نویس نامه‌ و چرخه‌های مرتبط با آنها را پوشش میدهد. این سیستم به کمک کارتابل الکترونیک گردش نامه‌ها و ارجاعات در داخل سازمان انجام می‌دهد. همچنین این سیستم از امکانات منحصر بفردی در بخش دبیرخانه و ثبت مرحله‌ای نامه‌ها برخوردار می‌باشد

  • پشتيباني روش‏هاي مختلف گردش مکاتبات (متمرکز ، نيمه متمرکز و غيرمتمرکز
  • تعريف چندین دفتر اندیکاتور و دبيرخانه و انتساب آنها
  • امکان خواندن نامه از طريق فايل و يا از طريق اسکن کردن نامه و يا دريافت از طريق فاکس توسط سيستم درگاههای ارتباطی امکان ثبت نامه با شماره آزاد
  • امکان تهيه پيش‏نويس نامه صادره و تعیین چرخه پاراف
  • امکان ارسال نامه از طريق فکس توسط سيستم فکس مرکزی

مديريت وظايف

هدف سيستم مديريت وظايف اين است که سازمان بتواند روالهاي انجام کار را تعريف و کارمندان و کارکنان مختلف طبق يک برنامه از پيش تعيين شده، و در يک زمان‌بندي قابل پيگيري و نظارت به انجام کارها بپردازند. البته اين سيستم قابليت تعريف کارهاي موردي و غيرقابل پيش‌بيني و همچنين کارهاي شخصي و روزمره را نيز دارا مي‌باشد. سیستم مدیریت کار و قرار ملاقات کاربر می‌تواند زمان‌بندی انجام کارها، قرارهای ملاقات، تعطیلی‌های سازمانی و مرخصی‌های شخصی و ... را مشاهده و از امکانات مختلفی استفاده نماید:

  • تعریف تقویم و ساعات کاری برای هر شخص به طور مجزا
  • مشاهده زمانبندی روزانه، هفتگی یا ماهیانه
  • واسط کاربری بسیار ساده و کارامد
  • امکان تنظیم جلسه و تعیین عنوان جلسات، محل جلسه، زمان شروع، زمان پایان و زمان یادآوری
  • امکان اشتراک گذاری تقویم با تنظیم دسترسی‌ مشاهده یا ویرایش. مثلاً منشی می‌تواند برای مدیر جلسه تنظیم کند یا از برنامة کاری او مطلع شود.
  • امکان مشاهدة چند تقویم در کنار یکدیگر و پیدا کردن زمان خالی برای تنظیم جلسات

کارتابل الکترونیک

سیستم‌ کارتابل الکترونیک بستری واحد برای گردش اطلاعات در سازمان فراهم می کند و درگاهی است که یک کاربر از طریق آن میتواند کلیه کارهای ارجاعی به وی را مشاهد و اقدامات لازم در آن خصوص را به انجام رساند. برخی از امکانات این ماژول عبارتند از

  • امکان اتصال به انواع پایگاه های اطلاعاتی
  • صدور و مورد اطلاعات از انواع فایلها مانند Xml, Excel, Csv و ...
  • آرشیو و طبقه بندی کارها
  • جستجوی کامل بر روی اقلام اطلاعاتی
  • زمان بندی انجام کارها و یادآوری پیشرفته

یکپارچگی با سایر ماژولها