تفاوت اجایل و اسکرام: بهترین روش برای کسب‌وکار شما کدام است؟

هر کسب‌وکاری برای مدیریت کارها و حرکت به سوی اهداف خود روش‌های خاصی را پیاده‌سازی می‌کند. تنوع متدولوژی‌های مدیریت کسب‌وکار به قدری بالاست که اگر با برخی روش‌ها در فضای مدیریت پروژه آشنایی نداشته باشید، ممکن است دچار سردرگمی شوید. البته که حق هم دارید؛ مدیران پروژه مشغله‌های زیادی دارند و وظایف کوچک و بزرگ گوناگونی را هر روزه برای پیش‌برد اهداف مجموعه انجام می‌دهند. اما اصلا جای نگرانی نیست؛ در این مقاله می‌خواهیم دو تا از پرطرفدارترین روش‌های مدیریت پروژه یعنی اجایل و اسکرام را بررسی کنیم و ببینیم که تفاوت میان این دو چیست. آشنایی با اسکرام و اجایل به شما کمک می‌کند تا بهترین و بهینه‌ترین برنامه‌ریزی را برای محقق کردن اهداف مجموعه‌تان داشته باشید.

مدیریت پروژه به روش اجایل

اگر فقط یک بار نام اجایل را شنیده باشید، می‌دانید که روشی برای مدیریت کارها در کسب‌وکار است. اما این اصطلاح دقیقاً چه معنایی دارد و چگونه کار می‌کند؟ اجایل (Agile) در ابتدا یک رویکرد توسعه نرم ‌افزار بود که با معنای لغوی «چابک» در سال 2001 تعریف شد. به ‌طور خلاصه، اجایل فلسفه یا رویکردی برای مدیریت پروژه است که نگاهی تکرار شونده نسبت به تکمیل پروژه دارد. هدف رویکرد اجایل این است که از طریق تحویل ویژگی‌های محصول در بخش‌های کوچک، بازگشت سرمایه را با سرعت بیشتری انجام دهد. با توجه به طبیعت تکرار شونده روش اجایل، ارتباط مداوم با مشتری برای اطمینان از تطابق انتظارات با واقعیت‌ها الزامی است. این‌گونه مدیر پروژه می‌تواند تغییراتی را در طول فرایند کارها جهت سازگاری بیشتر، برنامه‌ریزی و اجرا کند.

ویژگی اجایل در اصول و ارزش‌های کلیدی آن است که می‌تواند در متدولوژی‌های مختلف به‌کار گرفته شود. برای مثال اگر در پروژه‌های خود از فلسفه اجایل استفاده کنید، باید به صورت مداوم با مشتری یا مصرف‌کننده در ارتباط باشید. شما موظف هستید تا با ذهنی بازتر از بازخوردهای مشتری بهره ببرید و در صورت نیاز، ابعاد مختلف کار را بی هیچ تردیدی تغییر دهید. در اجایل با وجود ثابت ‌بودن زمان و منابع، وسعت پروژه انعطاف‌پذیر است. تیم اجایل خود را موظف می‌داند که خروجی کار ترکیبی باشد از آنچه در زمان مشخص می‌توانند انجام دهند و آنچه مشتری از آن‌ها می‌خواهد. روش‌های مختلفی از مدیریت پروژه وجود دارند که بر پایه رویکرد اجایل کار می‌کنند. اسکرام، کانبان، کریستال (XP) و... از جمله این روش‌ها هستند.

مزایای استفاده از اجایل

تیم اجایل همیشه یک «چرا؟» بزرگ پشت هر آنچه انجام می‌دهد دارد و درباره چگونگی آن هم کاملاً شفاف عمل می‌کند. اصول و قواعد اجایل به اعضای تیم کمک می‌کند تا اهداف بلندپروازانه و بزرگ را به بخش‌های کوچک و کارهای قابل مدیریت تبدیل کنند تا به صورت مداوم قابل انجام باشد. تجربه نشان داده تیم‌های کوچکی که از اجایل استفاده می‌کنند در نهایت به نتایجی می‌رسند که نسبت به بسیاری از رویکردهای سازمان‌های بزرگ، بهینه‌تر و سریع‌تر است.

مدیریت پروژه به روش اسکرام

اسکرام (Scrum) پرطرفدارترین چارچوب متدولوژی اجایل است. اسکرام درواقع روشی برای انجام کارها توسط تیم در قالب بازه‌های زمانی کوتاه است که با آزمون و خطا، بازخودهای فراوان و یادگیری مداوم همراه است.

یکی از مهم‌ترین تعریف‌ها در اسکرام که احتمالا نامش را شنیده باشید اسپرینت است. اسپرینت (Sprint) ضرب‌آهنگ اسکرام است و درواقع دوره‌ای است که اعضای تیم اسکرام چرخه کارها را در آن انجام داده و دوباره تکرار می‌کنند. تیم اسکرام یک تیم خودسازمانده است به این معنا که مدیریت وظایف آن به عهده شخصی خارج از تیم نیست. این تیم شامل یک مالک محصول، یک اسکرام مستر و تعدادی توسعه‌دهنده است. توسعه‌دهندگان (Developer) افرادی هستند که به نحوی در توسعه و پشتیبانی محصول نقشی ایفا می‌کنند. آنچه مالک محصول (Product Owner) انجام می‌دهد بیشتر به بخش کسب‌وکار ماجرا مربوط می‌شود و شامل ارتباط و همکاری با ذی‌نفعان پروژه و افراد تیم است. و کار اسکرام مستر (Scrum Master) در تیم، برخلاف آنچه که از سرگروه در تیم‌ها انتظار می‌رود، تسهیلگری امور اسکرام است، نه دیکته کردن وظایف اعضا. اگر می‌خواهید درباره روند کار اسکرام، رویدادهای آن و سازه‌هایش بیشتر بدانید می‌توانید «اسکرام چیست؟» را مطالعه کنید.

مزایای استفاده از اسکرام

بگذارید همین ابتدا خیال‌تان را راحت کنیم، اسکرام هیچ تداخلی با نحوه مدیریت کارها در سازمان شما ندارد. تمام تکنیک‌ها، فرایندها و متدهای مختلفی که برای مدیریت وظایف سازمان به ‌صورت سنتی یا از طریق نرم افزار مدیریت وظایف می‌شوند را می‌توانید به ‌راحتی در چارچوب اسکرام به ‌کار بگیرید. مزیت اسکرام در این است که تیم اسکرام محصول را به ‌موقع تحویل می‌دهد. داده‌هایی که در طول فرایندهای اسکرام از مشتری دریافت می‌کنید مثل یک قطب‌نما شما را به مسیر درست بازمی‌گردانند. تجربه نشان داده که تیم‌های اسکرام بهینه‌تر و با هدررفت کمتر انرژی و منابع، به خروجی مطلوب کسب‌وکار می‌رسند.

تفاوت بین اسکرام و اجایل چیست؟

اشتباه گرفتن تعاریف اجایل و اسکرام اتفاق دور از ذهن نیست. زیرا هر دوی آن‌ها بر پایه فرایندهای تکرار شونده، ارتباط مداوم با مشتری و تصمیم‌گیری‌های جمعی پیش می‌روند. تفاوت اصلی میان اجایل و اسکرام این است که اجایل رویکردی برای مدیریت پروژه است که از ارزش‌ها و اصول مشخص استفاده می‌کند، در حالی که اسکرام یک چارچوب اجایل است که برای تسهیل پروژه‌ها به‌ کار می‌رود. باید توجه داشته باشید که اگرچه اسکرام یکی از رویکردهای اجایل است، اما به‌کارگیری اجایل همیشه به معنای استفاده از اسکرام نیست. رویکردهای دیگری از اجایل نیز وجود دارد که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.

دیدگاه	اجایل Agile	اسکرام Scrum
تعریف	اجایل یک رویکرد مشارکتی و انعطاف‌پذیر است که برای تکمیل کارها به بهینه‌ترین شکل ممکن استفاده می‌شود.	اسکرام چارچوبی از اجایل است که برای انجام کارها در بازه‌های زمانی مشخص استفاده می‌شود و با بازخوردهای فراوان و یادگیری مداوم همراه است.
رویکرد تکرارشونده	تیم اجایل بر تکرار بخش‌های کوچک یک پروژه که بر اساس بازخورد مشتری در یک بک‌لاگ اولویت‌بندی می‌شوند کار می‌کند.	تیم اسکرام کارها را در ضرب‌آهنگ‌های مشخص به نام اسپرینت انجام می‌دهد که هر کدام بک‌لاگ محصول، بک‌لاگ اسپرینت و اهداف اسپرینت مختص خود دارند.
انعطاف‌پذیری پروژه	اجایل بر انعطاف‌پذیری و سازگاری تاکید دارد و تغییرات مورد نیاز در طول پروژه را امکان‌پذیر می‌کند.	اسکرام نیز منعطف است اما چارچوب مستحکم‌تری دارد و انعطاف‌پذیری آن نسبت به اجایل کمتر است تا در زمان کوتاه‌تر به نتیجه برسد.
تحویل محصول	اجایل محصول را به‌طور منظم تحویل می‌دهد تا از آزمون‌های فراوان جهت توسعه بهتر، بازخورد دریافت کند.	اسکرام محصول را بعد از هر اسپرینت برای بازخوردگیری تحویل می‌دهد.
اندازه تیم	اجایل برای تیم‌های کوچک‌تر که به سادگی در انجام کارها علاقه دارند مناسب است.	اجایل برای تیم‌های کوچک‌تر که به سادگی در انجام کارها علاقه دارند مناسب است.

متدولوژی‌های دیگر: کنبان و مدل آبشاری

همانطور که گفتیم، متدولوژی‌های مختلفی وجود دارند که مدیران کسب‌وکارها در کنار راهکار اتوماسیون اداری و دیگر ابزارهای مدیریت به سراغ آن‌ها می‌روند. اگرچه اسکرام و اجایل پرسروصداترین رویکردهای این روزها در مدیریت پروژه هستند، اما تیم‌های مختلف از رویکردهای دیگری نیز استفاده می‌کنند. کانبان و مدل آبشاری دو تا از این رویکردها هستند که بهتر است با آن‌ها آشنا باشید.

مدل آبشاری Waterfall

یکی دیگر از روش‌های مدیریت پروژه، مدل آبشاری (Waterfall) است. در حالی که اجایل نگاهی تکرارشونده و سازگار به مدیریت پروژه دارد، مدل آبشاری در طبیعت خطی خود اجازه بازبینی مراحل و فازهای قبلی را نمی‌دهد. مدل آبشاری برای پروژها‌ی کوچک با اهداف مشخص مناسب است، در حالی که از اجایل برای پروژه‌های بزرگتر که نیازمند انعطاف بیشتری است استفاده می‌کنند. تفاوت دیگر اجایل با مدل آبشاری در این است که این مدل مشتری را در پروژه دخالت نمی‌دهد در حالی که اجایل بر پایه بازخوردهایی که از مشتری می‌گیرد فعالیت می‌کند. پس اگر کسب‌وکار شما به‌گونه‌ای است که بر پایه چارچوب‌های ثابت صنعتی کار می‌کند و فضای زیادی برای انعطاف ندارد، مدل آبشاری برای شما مناسب‌تر از اسکرام و اجایل خواهد بود.

کانبان Kanban

کانبان یکی از انواع متدولوژی اجایل است که تلاش می‌کند تا با تصویرسازی جریان کار از طریق تخته کانبان (Kanban board) فرایند مدیریت پروژه را بهبود ببخشد. تخته کانبان از ستون‌هایی تشکیل شده که مراحل مختلف در فرایند مدیریت پروژه را نشان می‌دهند. کارهایی که در هر مرحله باید انجام شوند با برچسب یا کارت روی تخته به نمایش گذاشته می‌شوند. همینطور که پروژه پیش می‌رود، کارت‌ها ستون به ستون جلو می‌روند تا در نهایت تکمیل شوند. تفاوت اصلی کانبان با دیگر متدولوژی‌های اجایل مثل اسکرام در این است که معمولا کانبان از این نظر که چه تعداد کار می‌تواند همزمان در جریان باشد محدود است. تیم مدیریت پروژه در بیشتر مواقع عدد مشخصی را برای سقف مواردی که می‌تواند در هر ستون وجود داشته باشد تعیین می‌کنند و تا موارد قبلی به مرحله تکمیل ‌شده نرسند موارد جدید نمی‌توانند آغاز شوند.

اجایل یا اسکرام، کدام روش مناسب شماست؟

زمانی که درک درستی از اجایل و اسکرام، و چگونگی کارکرد آن‌ها داشته باشید می‌توانید به پیاده‌سازی آن‌ها در پروژه‌های خود فکر کنید. اسکرام و اجایل هر دو روش‌هایی هستند که می‌توانند فرایند مدیریت و پیشرفت کارها را در مجموعه شما بهبود ببخشند. تفاوت میان این دو روش احتمالا این مساله را برای‌تان ایجاد می‌کند که آیا بهتر است به سراغ اسکرام بروید یا اجایل؟ اما اگر به ارتباط این دو رویکرد دقت کنید می‌بینید که که سوال منطقی‌تر این است که اگر فکر می‌کنید که اجایل برای شما مناسب است، بهتر است به سراغ کدام یک از متدولوژی‌های اجایل بروید؟ آیا اسکرام بهترین گزینه برای شماست یا رویکردهایی مثل کانبان بازدهی بهتری در سازمان شما دارد؟

پس بیایید ابتدا بررسی کنیم که آیا اصلا اجایل برای پروژه شما گزینه مناسبی هست یا خیر. اجایل در ابتدا برای توسعه نرم افزار طراحی شده بود و بعد به حوزه‌های دیگر نیز راه پیدا کرد. نقطه آغاز این رویکرد مدیریت پروژه نشان می‌دهد که با توجه به انعطاف‌پذیری و سازگاری اجایل، به ‌کارگیری این متدولوژی برای پروژه‌هایی که چارچوب‌های سفت‌ و سختی دارند و فرایندهایشان فضای زیادی برای تغییر ندارند مناسب نیست. البته که می‌توان از اجایل در زمینه‌های مختلف به‌جز توسعه نرم افزار نیز به خوبی بهره برد. اگر معتقدید که اجایل گزینه مناسبی برای پروژه شماست، باید مشخص کنید که اسکرام نیازهایتان را برآورده می‌کند یا نه. اسکرام معمولاً برای پروژهایی ایده‌آل است که نیازمندی‌های غیرقابل‌ تغییر ندارند و انتظار می‌رود که در طول مسیر شاهد دگرگونی‌هایی باشند. حالا اگر پروژه شما با ویژگی‌های اسکرام همخوانی دارد، می‌توانید با مطالعه «اسکرام چیست؟» بیشتر درباره این روش اطلاعات کسب کنید.

اسکرام و اجایل را می‌توانید به راحتی با استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف اجرا کنید.

خلاصه مطلب

مدیریت پروژه نیازمند انتخاب روش‌های مناسب برای دستیابی به اهداف سازمان است. در همین راستا آشنایی با متدولوژی‌های مختلف می‌تواند به شما به عنوان یک مدیر کمک کند تا تصمیمات بهتری بگیرید. در این مقاله به بررسی دو روش محبوب مدیریت پروژه یعنی اجایل (Agile) و اسکرام (Scrum) پرداختیم و تفاوت‌های کلیدی آن‌ها را بررسی کردیم. درک صحیح از این دو رویکرد می‌تواند به شما کمک کند تا تعیین کنید که آیا اجایل برای پروژه شما مناسب است یا نه. اگر پاسخ مثبت بود باید ببینید آیا اسکرام بهترین گزینه برای شماست یا روش‌های دیگری مانند کانبان را ترجیح می‌دهید. با توجه به ویژگی‌های پروژه‌تان و نیازهای خاص آن، می‌توانید برنامه‌ریزی بهتری داشته باشید و در نهایت روند پیشرفت کارها در سازمان خود را بهبود ببخشید.