9 روش صرفه‌جویی در هزینه‌ها با استفاده از BPMS

مدیران کسب‌وکارهای موفق همانقدر که به سودآوری شرکت اهمیت می‌دهند، راه‌های صرفه‌جویی در منابع و کاهش هزینه از طریق مدیریت فرایند را هم کاملاً جدی می‌گیرند. درآمد یک مجموعه همچون آبی است که در یک ظرف ریخته می‌شود؛ فرقی نمی‌کند که ظرف‌تان چقدر فضا دارد یا چه حجم عظیمی از آب به آن وارد می‌کنید، تا زمانی که حفره‌های ظرف را کنترل نکنید، مقدار قابل توجهی در آن باقی نمی‌ماند.

شما در مجموعه‌تان این حفره‌های هدررفت را چگونه شناسایی می‌کنید و برای پوشاندن آن‌ها از چه روش‌هایی استفاده می‌کنید؟ مدیریت فرایند از طریق انواع مختلف نرم افزار BMPS یکی از کارآمدترین روش‌ها برای کاهش هزینه‌های کسب‌وکار در عصر دیجیتالی است که در آن زندگی می‌کنیم. در ادامه به‌طور کامل توضیح می‌دهیم که نرم افزار BPMS چگونه در این مسیر به شما کمک می‌کند.

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار

ابتدا بهتر است ببینیم منظور از فرایند کسب و کار دقیقاً چیست و مدیریت آن چگونه انجام می‌شود. فرایند کسب ‌و کار یا Business Process مجموعه‌ای به‌ هم پیوسته از فعالیت‌هایی است که در سازمان، برای رسیدن به خروجی مد نظر انجام می‌شود. تمام اقدامات کوچک و بزرگی که در مجموعه شما بر اساس چارت سازمانی انجام می‌شود را در نظر بگیرید؛ همه کارها به ‌صورت مستقیم یا غیرمستقیم در نهایت به تولید یک محصول یا ارائه یک خدمت ختم می‌شوند. مجموعه این امور در هم ‌تنیده همان چیزی است که مدیریت فرایند نام دارد. در این مفهوم، تمرکز بر این است که کارهای مختلف در یک سازمان چگونه آغاز می‌شوند، پیش می‌روند و تا کجا ادامه می‌یابند.

پس اگر به دنبال کاهش هزینه‌های کسب‌وکارتان از طریق مدیریت درست فرایندها هستید، بیشتر باید به چگونگی انجام امور توجه داشته باشید تا چیستی آن‌ها. اما سوال اینجاست که این کار در عمل چگونه امکان‌پذیر است؟

نخستین گام: مدلسازی فرایند

مهم‌ترین بخش مدیریت فرایند کسب‌وکار مدلسازی است. به این منظور باید ابتدا چرخه فرایند را بشناسید و آن را برای کسب‌وکار خود تعریف کنید. این چرخه شامل مراحل شناسایی فرایند، کشف فرایند، تحلیل فرایند، طراحی مجدد و پیاده‌سازی است که طراحی آن می‌تواند نقشه راهتان را به خوبی مشخص کند. یکی از پرکاربردترین زبان‌های مدلسازی فرایند BPMN یا همان استاندارد Business Process Modeling Notation است که مدیریت فرایند را برای شما تسهیل می‌کند.

برای درک بهتر، مدلسازی فرایند را به این شکل نگاه کنید: شما برای رسیدن به مقصدی که برای مجموعه خود هدف‌گذاری کرده‌اید راه‌ها را می‌شناسید و به‌ صورت حدودی نیز می‌دانید که چه کارهایی باید انجام شود. اما نقشه دقیقی در اختیار ندارید تا طبق آن بتوانید رهبری مجموعه را به ‌درستی انجام دهید. فقط با ترسیم دقیق کارها و وظایفی که باید به ترتیب انجام شوند به نقشه‌ای می‌رسید که هم امور را برای شما واضح‌تر می‌کند و هم می‌تواند دیگر اعضای مجموعه را راهنمایی کند.

از ویژگی‌های BPMN به عنوان ابزار قدرتمند مدیریت فرایندهای کسب‌وکار می‌توان به شفافیت، استاندارد بودن، صرفه‌جویی در زمان، کمک به مدیریت بهتر و کاهش هزینه‌ها اشاره کرد. البته که مدیریت فرایند از طریق مدلسازی چالش‌هایی مثل پیچیدگی، نیاز به آموزش، ناهماهنگی ابزارهای سازمان و... نیز دارد که با استفاده از نرم افزار BPMS قابل حل هستند.

نرم افزار BPMS چیست؟

یکی از مقرون‌به‌صرفه‌ترین راه‌های کاهش هزینه‌های کسب‌وکار استفاده از نرم افزار BPMS است. اما BPMS دقیقاً چیست؟

شما در BPMS می‌توانید فرایندهای کاری مختلف ایجاد کنید، به کارها نظم بدهید و حتی آن را به نرم ‌افزارهای متنوع سازمان خود وصل کنید تا همه چیز به صورت یکپارچه انجام شود. مدلسازی فرایند BPMN را که پیش‌تر در مورد آن صحبت کردیم، در گذشته به صورت دستی یا با نرم ‌افزارهای قدیمی انجام می‌دادند. اما در عصری که در آن زندگی می‌کنیم، روش‌ها و ابزارهای دیجیتال متنوعی جایگزین شیوه‌های زمان‌بر و پرهزینه قدیمی شده‌اند. جایگزین روش‌های سنتی مدیریت فرایند، استفاده از نرم افزار BPMS است، که علاوه بر ارائه امکانات BPMN، تا حد زیادی چالش‌های استفاده از این استاندارد را هم برطرف می‌کند. اگر می‌خواهید نگاهی تخصصی‌تر به این مساله داشته باشید مقاله bpms چیست را بخوانید. از ویژگی‌های مثبت نرم افزار مدیریت فرایند می‌توانیم به این اشاره کنیم که طراحی دقیق فرایندها در آن به دانش تخصصی نیاز ندارد. همچنین شبیه‌سازی‌ها، پیش‌بینی‌ها و اصلاحات مورد نیاز به سادگی در آن قابل انجام است.

راه‌های کاهش هزینه‌ها با BMPS

نرم افزارهای مدیریت فرایند مزایای متعددی برای کسب‌وکارها دارند. اگر فقط یک بار تجربه استفاده از نرم افزار BMPS را در سازمان داشته باشید می‌دانید که تمام مزایای آن به‌ طرز محسوسی در کاهش هزینه‌های کسب‌وکار تاثیرگذارند. نرم افزار مدیریت فرایند از طریق این 9 مورد می‌تواند به صرفه‌جویی در هزینه‌ها کمک کند.

1. موثرسازی فرایندها و افزایش بهره‌وری

   عدم کارایی برخی از امور و بازدهی پایین بعضی از کارهای اضافه در سازمان می‌تواند زمان و منابع را هدر بدهد. برای مثال ممکن است مسیری که برای ارتباط و مکاتبات دو بخش مختلف سازمان طی می‌شود، بیش از اندازه‌ای که واقعا لازم است طولانی و زمان‌بر باشد. استفاده از BPMS اول از همه به شما کمک می‌کند تا نقاط هدررفت زمان و انرژی را شناسایی کنید. در مرحله بعد می‌توانید از روی مدلسازی فرایندها که انجام داده‌اید، به سادگی راه‌هایی برای بازکردن این گره‌ها بیابید تا هزینه‌های اضافی مجموعه به حداقل مقدار ممکن برسد.

2. اتوماسیون کارهای تکرارشونده

   کارهایی که به صورت دستی انجام می‌شوند و بارها نیز در طول فرایندها شاهد تکرار آن‌ها هستیم، هم زمان و انرژی کارکنان را به خود اختصاص می‌دهند و هم درصد خطا را بالا می‌برند. BPMS می‌تواند با خودکار کردن این امور و ارائه راه‌حل‌های جدید علاوه‌ بر کاهش خطای انسانی در کار، جلوی اتلاف انرژی کارکنان را هم بگیرد.

3. بهبود تقسیم منابع

   مدیریت درست فرایندها از طریق نرم افزار BPMS تمام ظرفیت‌ها را به ‌طور کامل به شما نشان می‌دهد و نحوه مصرف آن‌ها را هم مشخص می‌کند. با نگاهی که می‌توانید در مدلسازی فرایند، از فاصله‌ای دورتر به فرایندها داشته باشید، می‌بینید که امکان بهینه‌تر کردن مصرف منابع در سازمان به روش‌های مختلف وجود دارد. برای مثال ممکن است به دور از چشمان شما بخشی از منابع در طول فرایندها دست ‌نخورده باقی بمانند و همزمان از سمت دیگر برای جبران یک کمبود، هزینه‌های سنگینی را متحمل شوید.

4. افزایش شفافیت فرایندها

   مدیریت فرایند، پیگیری و آنالیز لحظه‌ای فرایندهای کسب‌وکار را در اختیار شما می‌گذارد. شفافیتی که با استفاده از BPMS پیش روی خود دارید گره‌ها و بخش‌هایی که کارایی مد نظر را ندارند را به شما نشان می‌دهد. با استفاده از همین داده‌هاست که می‌توانید برای بهبود عملکرد بخش‌های مختلف تصمیم‌گیری کنید و هزینه‌ها را کاهش دهید.

5. سازگاری با تغییرات بازار هدف

   بازار هدف کسب‌وکار شما در طول زمان ممکن است تغییرات فراوانی داشته باشد. در برخی از مواقع تشخیص می‌دهید که این تغییرات موقت است و نیازی نیست که در خدمات یا محصولات خود دگرگونی داشته باشید. در بعضی از شرایط اما لازم است که متناسب با تغییرات بازار و تقاضای مصرف ‌کننده، مواردی را مورد بازبینی قرار دهید. استفاده درست از BPMS به شما کمک می‌کند که سازگاری با تغییرات را در سریع‌ترین زمان ممکن انجام دهید تا فرصت‌ها از دست شما نروند.

6. . کاهش ریسک‌های قانونی

   یکی دیگر از مزایای نرم افزارهای BPMS که کمتر به آن پرداخته می‌شود کاهش ریسک‌های قانونی است. وقتی تمام امور شرکت به ‌وضوح در فرایندهای مختلف قابل مشاهده و تحت کنترل باشد، احتمال اینکه اتفاقی خارج از چارچوب‌های تعیین‌ شده رخ دهد، بسیار کم می‌شود. این‌گونه می‌توانید اطمینان خاطر داشته باشید که تمام امور مطابق با استانداردها و چارچوب‌هایی که سازمان تعریف کرده در جریان است. در نتیجه از هزینه‌های اضافی که ممکن است بابت پیگیری‌های قانونی به حساب‌های شرکت افزوده شود کاسته خواهد شد.

7. افزایش رضایت مشتری

   با بهبود فرایندها از طریق نرم افزار BPMS می‌توانید خدمات و محصولات را به بهینه‌ترین شکل و در سریع‌ترین زمان ممکن ارائه کنید. همین مساله باعث می‌شود تا با جلب رضایت مصرف‌کننده، مشتری‌های وفادارتری برای خود مهیا کنید. طبیعتاً داشتن مشتری‌های وفادار، هزینه‌های هنگفتی که برای جذب مشتری‌های جدید باید صرف کنید را کاهش می‌دهد.

8. تکامل‌پذیری فرایندهای کسب و کار

   اگر هنوز با ایده‌آل خود فاصله دارید و احساس می‌کنید که برای اجرای BPMS در سازمان نیاز دارید که خیلی بیشتر از این‌ها توسعه پیدا کرده باشید، اصلاً نگران نباشید. مدیریت فرایند از طریق این سیستم‌هایی مانند فرایندساز کاملاً تکامل‌پذیر است. به این معنا که راه ‌حل‌های پیشنهادی این BPMS به سادگی همراه با توسعه کسب‌وکار شما رشد می‌کند و گام ‌به ‌گام با پیشروی شما به سوی هدف همراه است. پس نیازی نیست نگران این باشید که آیا در آینده لازم است دوباره از نو برای BPMS هزینه کنید یا نه.

9. یکپارچه‌سازی نرم افزارها

   برخی از مدیران تصور می‌کنند که اگر در حال حاضر در سازمان خود از سیستم‌های مدیریتی مختلف استفاده می‌کنند، دیگر نیازی به BPMS ندارند زیرا فقط کارها را پیچیده‌تر می‌کند. اما این تصور درباره نرم افزارهای مدیریت فرایند اصلا درست نیست. BPMS نه تنها با سیستم‌های فعلی شرکت شما هماهنگ می‌شود، بلکه مجموعه آن‌ها را به یک سامانه یکپارچه تبدیل می‌کند. این‌گونه نیازی به صرف هزینه‌های اضافی برای ایجاد هماهنگی میان سیستم‌ها و فرایندها نخواهید داشت.

سیستم ساز: یک قدم فراتر از BPMS

شکی در این نیست که نرم افزار مدیریت فرایند یا همان BPMS مزایای زیادی دارد؛ اما از دو جهت برای ما در مدیریت کسب‌وکار محدودیت ایجاد می‌کند: یک اینکه صرفاً برای طراحی و مدیریت فرایندها ساخته شده و دو اینکه به نرم ‌افزارهای مکمل نیاز دارد تا بتواند به‌ صورت ایده‌آل اثرگذاری داشته باشد. جایگزینی که برای نرم افزار BPMS ارائه شده و یک قدم از مزایای آن فراتر می‌رود سیستم ساز نام دارد.

سیستم ساز چیست؟

سیستم ساز یک پلتفرم توسعه کم کد است که به شما این امکان را می‌دهد تا به راحتی نرم افزارهای سازمانی فرایندمحوری که نیاز دارید را بسازید یا توسعه دهید. این به آن معناست که شما می‌توانید به جای استفاده از BPMS جهت برای مدیریت فرایندها، یک نرم افزار جامع داشته باشید که تمام کارها را بر اساس فرایندهای کسب و کارتان انجام دهد. مهم‌ترین ویژگی سیستم ساز این است که برای این کار نیازی به دانش کدنویسی عمیق ندارید و تنها با Drag & Drop می‌توانید نرم افزار سازمانی مورد نظر خود را بسازید.

با استفاده از سیستم ساز، زمانی که به یک نرم افزار جدید برای مجموعه‌تان نیاز دارید لازم نیست میان نرم‌افزارها بگردید تا چیزی را پیدا کنید که دقیقاً آنچه مد نظر دارید را انجام دهد. زیرا به سرعت می توانید آن‌چه که می‌خواهید را با استفاده از سیستم ساز بسازید و در سازمان خود به‌ کار بگیرید. علاوه‌بر این، شما به راحتی می‌توانید تمام فرایندها را به‌ صورت یکپارچه در نرم افزارهای سازمانتان پیاده‌سازی کنید.

معرفی فرایندساز

اگر به دنبال کاهش هزینه‌ها از طریق به‌کارگیری BPMS بودید و حالا می‌خواهید یک قدم فراتر بروید و از سیستم ساز استفاده کنید، فرایندساز یک ابزار قوی برای همین کار است. فرایندساز برسا بخشی از سیستم ساز برسا است که دست شما را برای طراحی، اجرا و مدیریت فرایندها به هر شکلی که به آن علاقه دارید باز می‌گذارد. رابط کاربری فرایندساز اصلا پیچیده نیست و این ابزار انعطاف‌پذیری بالایی نیز برای سفارشی‌سازی فرایندها دارد. همچنین تمام المان‌های ضروری استاندارد BPMN و BPMN2 از این طریق در دسترس شما خواهد بود.

خلاصه مطلب

هر چه‌قدر هم که حواستان به همه بخش‌های کسب‌وکار باشد، همیشه حفره‌هایی وجود دارد که منابع از طریق آن‌ها دور از چشم شما هدر می‌روند. یکی از موثرترین راه‌ها برای کاهش هزینه‌های کسب‌وکار مدیریت فرایندهای مختلف از طریق نرم افزار BPMS است. با استفاده از این روش بهره‌وری افزایش پیدا می‌کند، تمام امور شفاف‌تر می‌شود، ریسک‌ها کاهش پیدا می‌کند، تقسیم منابع به بهینه‌ترین شکل ممکن انجام می‌گیرد و در هزینه‌ها نیز صرفه‌جویی می‌شود. حالا اگر می‌خواهید یک گام فراتر بروید و حتی بیشتر از این صرفه‌جویی کنید، می‌توانید به سراغ ابزارهایی مانند فرایندساز بروید که از محدودیت‌های استفاده از BPMS هم عبور می‌کنند.