ویژگی های یک ارائه خوب

چه بخواهید یا نخواهید Power point یا Prezi یا هر نرم افزار ارائه دیگر، یکی از مهمترین ابزارهای یک تحلیلگر کسب و کار است و ارائه مطالب به ذینفعان از مهمترین فعالیتها که در صورتیکه به درستی انجام شود می تواند نتایج عالی در بر داشته باشد. در ادامه برخی از نکاتی که باید در یک ارائه خوب لحاظ شود آورده ام، قطعا موارد دیگری هم می توان به این لیست اضافه کرد.

• اسلایدهای شلوغ ممنوع: اسلایدهایتان نباید شلوغ باشد. مخاطب باید با یک نگاه حداقل به ۷۰ درصد محتوای اسلاید پی ببرد. اسلایدهاش شلوغ فقط ذهن مخاطب را درگیر خواندن اسلاید می کند و تمرکزش را از خود ارائه می گیرد.

• متن طولانی ممنوع: از نوشتن متن های طولانی جدا خودداری کنید. شما در طول ارائه تان باید هر آنچه را که می خواهد توصیف کنید به زبان بیاورید و اسلاید بیشتر نقش مکمل را دارد.

• اسلایدها را از قلم نیاندازید: هرگز از اسلایدی به بهانه های مختلف عبور نکنید، اگر نمی خواهید در ارائه به اسلایدی اشاره کنید قبلا آنرا حذف یا hidden کنید.

• انیمیشن برای انیمیشن نباشد: از بکارگیری انیمیشن های بیهوده و حواس پرت کن اجتناب کنید. (البته اگر هدفتان پرت کردن حواس مخاطبانتان نیست!)

• تناسب تعداد اسلاید و زمان جلسه: قانونی برای تعداد اسلاید وجود ندارد، ولی تعدادشان باید با زمان جلسه و وقتی که میخواهید برای هر اسلاید صرف کنید متناسب باشد.

• هنرمند باشید: به نکات زیبا شناختی در طراحی اسلایدها توجه کنید، یک تحلیل گر کسب و کار باید علم و هنر را در کنار هم داشته باشد. شما با ماشین ها سرو کار ندارید، مخاطبان شما انسانها هستند.

• فونت ها را فراموش نکنید: اگر از Power point استفاده می کنید و مجبورید فایل ارائه رو تو یه کامپیوتر دیگه اجرا کنید حتما فایل رو با فونت هاش ذخیره کنید تا در ارائه تون به دلیل نبودن فونت ها روی کامپیوتر ارائه، اسلایدهاتون خراب نشه. (دیگه خودتون روشش رو از اینترنت بخونید)

• مدیریت زمان : پیش از ارائه، زمان تخمینی ارائه تان را به مخاطبان بگویید و خیلی لازم است که این زمان رو رعایت کنید. (بعضی از افراد درک دقیقی از زمان ندارند می گویند ارائه نیم ساعتی ولی یک ساعت و نیم ارائه می کنند حواستان باشد که زمان ذهنی تان را با زمان واقعی کالیبره کنید!)

• شبیه سازی جلسه ارائه: حتما و حتما قبل از هر ارائه مهمی، آنرا یکبار با خودتان و اگر میتوانید برای همکارانتان ارائه کنید. هیچ وقت به مرور فایل پاورپوینت وقتی پشت میزتان نشسته اید و فقط اسلایدها را ورق میزنید بسنده نکنید، خیلی از اشکالات و تناقضات وقتی کشف می شوند که شما با صدای بلند و در حالت اسلاید شو ارائه تان را انجام دهید!

• پرسش و پاسخ: باید همیشه زمانی برای پاسخگویی به پرسش های مخاطبین ارائه در نظر گرفت، در صورتیکه ارائه در یک جمع بزرگ انجام می شود و مسیر ارائه بیشتر یک طرفه و با هدف بیشتر انتقال مطلب و آموزش به مخاطبین است بهتر است که پرسش ها در پایان جلسه ارائه شود، اما در جلسات چالشی که ارائه دهنده تنها یک طرف قضیه است و مخاطبین نیز نقش جدی دارند لازم است در صورت نیاز حتی در انتهای هر اسلاید مطالب ارائه شده به بحث گذاشته شود و نظر و پرسش های مخاطبین طرح شود.( اغلب جلساتی که یک تحلیل گر کسب و کار با آن روبروست از نوع دوم است، پس بهتر است از گذاشتن اسلاید معروف «پرسش و پاسخ» در فایل ارائه تان خودداری کنید.)

• حرف مرد یکی است: در ارائه تان قاطع باشید و نتایجی را که به دست آورده اید با اطمینان ارائه کنید. سازمانها علاقه ای به مشاورانی که خودشان هم از کارشان مطمئن نیستند ندارد. این به معنی نشنیدن و رد کردن تمام اظهارنظرهای مخاطبینتان نیست، اتفاقا سعی کنید هوشمندانه نظراتشان را بگیرد اما هیچ وقت خودتان و نظراتتان را زیر سوال نبرید. (این کار با فریبکاری کاملا فرق دارد، شما باید فقط تلاش کنید که اعتماد مخاطبانتان را از دست ندهید اما آنها را فریب ندهید.)

• ساده، ساده و ساده باشید: ساده در ظاهر و پوشش، ساده در فایلهای ارائه و ساده در حرف زدن. هر چند که برای یک تحلیل گر ساده حرف زدن کار ساده ای نیست ولی باور کنید این یک مهارت بزرگ است که افراد را با شما همراه تر می کند. (دوستی دارم که حتی در ایمیل های رسمی خود به زبان محاوره می نویسد و اتفاقا مشاور موفقی است!)