مدل سازی فرایند های کسب و کار با BPMN

یکی از مهمترین مراحل در تحلیل کسب و کار، شناسایی و توصیف نیازمندیهای کسب و کار و یکی از از مهمترین گام ها در این مرحله، شناسایی و مدلسازی فرایندهای کسب و کار است. نمادگذاری های (Notation) متنوعی برای ترسیم فرایندهای کسب و کار وجود دارد اما شاید یکی از پرکاربردترین این نمادگذاری ها، BPMN (Business Process Management Notation) باشد که تقریبا همزمان با ورود BPMS ها مطرح شد.

هدف از ایجاد این نماد گذاری، بکارگیری آن در موتورهای جریان کار (Workflow engine) بود. در واقع این نماد راه حل موسسه OMG برای ترسیم فرایندهای کسب و کار با این هدف بود که اولا به شکلی قابل فهم برای متخصصین حوزه کسب و کار باشد و ثانیا امکان بکارگیری مستقیم آن در موتورهای جریان کار وجود داشته باشد. به این صورت این زبان مدلسازی پلی است بین نیازمندیهای کسب و کار (حداقل از حیث فرایندهای کسب و کار) و جریان کاری (Workflow) یا همان فرایندهایی که به صورت سیستمی در یک سیستم اطلاعاتی پیاده سازی می شود.

خوشبختانه در مورد این زبان مدلسازی مستندات فراوانی وجود دارد که  از طریق اینترنت به راحتی در دسترس است. موسسه OMG نیز خود سند مفصلی در خصوص نمادهای مورد استفاده در این مدل منتشر کرده است  (سند موسسه OMG). ما در این مقاله میخواهیم با یک مرور اجمالی در مورد عناصر اصلی و قوانین مهم این زبان، مدلسازی فرایندهای کسب و کار را با زبان BPMN از طریق یک مثال تشریح کنیم.

مروری بر عناصر اصلی  BPMN

این مدل از چند نماد اصلی تشکیل شده است که هر یک از نمادها انواع مختلفی دارند، من در اینجا سعی میکنم خیلی خلاصه به آنها اشاره کنم.

نماد رخداد (Event) : این نماد که به شکل یک دایره است، برای نمایش رخدادهایی است که درابتدا یا در میانه و یا در انتهای یک فرایند به وقوع می پیوندد.

سه نوع رخداد عمده که در مدلسازی کسب و کار استفاده می شود :

• Message : رخدادی که حامل یک پیغام است. (مثال : درخواست مشتری)

• Timer : رخدادی که بیان کننده یک زمان خاص است. (مثال : ابتدای سال مالی)

• Conditional : رخدادی که بیان کننده وضعیت خاصی است. (مثال : تایید شدن هویت کاربر)

نماد فعالیت (Task) : این نماد، که به شکل مستطیل است، نماینده هر نوع فعالیتی است که در یک فرایند انجام می شود. نوعی از این نماد با عنوان (Sub process) برای نمایش فعالیتی استفاده می شود که خود نماینده یک زیر فرایند است. برای خلاصه کردن یک فرایند بزرگ از زیرفرایند استفاده می شود.

نماد درگاه (Gate way)  : از این نماد که به شکل لوزی است برای نمایش انشعابات جریان فرایند استفاده می شود. سه نوع اصلی این درگاه که در مدلسازی فرایند کاربرد دارد :

• XOR : محدود کردن جریان کار به یک مسیر خاص
• AND : اجرای همزمان دو یا چند مسیر
• OR : حرکت در یک یا چند مسیر در صورت نیاز

نماد جریان (Flow) : برای نمایش توالی فعالیتها یا جریان اطلاعات در یک فرایند از این نماد استفاده می شود.

• جریان توالی (Sequence flow) : برای نمایش توالی انجام فعالیتها استفاده می شود.
• جریان اطلاعات (Message flow) : برای نمایش جریان پیغام ها در یک فرایند سیستمی بکار می رود.

نماد مشارکت کنندگان (Participant) : اجرای یک فرایند از طریق مشارکت کنندگان در فرایند است. نقش ها و مجریانی که هر یک متولی انجام بخشی از یک فرایند هستند. این مشارکت کنندگان در زبان BPMN با اسامی Pool و Lane شناخته می شوند.

• Pool : عموما برای نمایش محدوده فرایند استفاده می شود و می تواند نام شرکت یا بخشی از کسب و کاری که فرایند در آن جریان دارد باشد و در حالت نمایش فرایندهای سیستمی، نماینده سیستمی باشد که ما جریان کاری آنرا ترسیم کرده ایم.
• Lane : این نماد، می تواند یک نقش یا مجری بخشی از فعالیتهای یک فرایند باشد. برای اجرای یک فرایند ممکن است نقشهای مختلفی درگیر شوند که هر یک از آنها در قالب یک Lane نشان داده می شوند.

مدلسازی فرایندهای کسب و کار با  BPMN با یک مثال

فرایندهای کسب و کار را می توان سطح بندی کرد، در چارچوب فرایندی APQC نوعی دسته بندی فرایندهای کسب و کار انجام شده است. فرایندها تا 5 سطح ریز شده اند. اما بنا به تجربه نویسنده، مناسبترین سطح بندی به شکلی که هم خوانایی فرایند حفظ شود و هم سردرگمی در حرکت بین سطوح مختلف ایجاد نشود سه سطح می باشد.

سطح اول: گروه فرایند

در این سطح گروه های فرایندی (Process Group) تعریف می شود. ویژگی گروه های فرایندی این است که کمترین ارتباط بین گروه های فرایندی مختلف وجود دارد و تقریبا می توان آنها را مستقل از هم دید. مثلا گروه فرایندی مدیریت سرمایه انسانی با گروه فرایندی مدیریت تامین دو دسته ای هستند که فرایندهای داخلی آنها کمترین ارتباط را با هم دارد. برای نمایش گروه فرایندها با BPMN می توانیم به شکل زیر عمل کنیم :

در این مثال گروه فرایندی مدیریت سرمایه انسانی به همراه فرایندهایش نشان داده شده است. از نماد فعالیت از نوع Adhoc (یک علامت آ با کلاه ) می توان برای نمایش دسته بندی این فرایند در قالب گروه فرایند استفاده کرد. این نوع از نماد فعالیت به این معناست که مجموعه فعالیتهایی که در دل آن قرار گرفته است می تواند بدون هیچ توالی و ترتیبی اجرا شود. ما ازاین مفهوم برای نمایش فرایندهای تقریبا مستقلی که در دل گروه فرایند مدیریت سرمایه انسانی هستند استفاده کرده ایم.

سطح دوم: فرایند

در این سطح میتوان یک فرایند را با تمام جزئیات نمایش داد و یا مشابه شکل زیر در صورتیکه بتوان فرایند را به چند زیر فرایند تقسیم کرد، صرفا زیرفرایندها نشان داده می شود. در مثال زیر فرایند جذب و استخدام که به عنوان یکی از فرایندهای گروه فرایندی مدیریت سرمایه انسانی در تصویر قبلی آورده شده بود در این تصویر باز شده و زیر فرایندهای آن نشان داده شده است.

در این مثال زیرفرایندها به صورت ترتیبی و پشت سر هم اجرا می شوند و بنابراین از خطوط توالی برای نمایش آن استفاده شده است. در صورتیکه شکل ارتباط زیر فرایندها با هم پیچیده تر باشد می توان از نماد درگاه  برای نمایش نحوه ارتباط زیر فرایندها استفاده کرد. مثلا اگر بعد از برنامه ریزی جذب نیرو همزمان دو زیر فرایند دیگر شروع می شدند میتوان از درگاه AND برای نمایش آن استفاده کرد. برای خوانایی بیشتر مدل می توان روی خطوط اتصال زیر فرایندها، ورودی ها و خروجی های به هر زیر فرایند را نوشت. (توجه کنید که هیچ الزامی به رعایت تعداد سطوح وجود ندارد. این دسته بندی ها انتزاعی هستند اما رعایت کردن سطح بندی باعث خوانایی و درک بهتر مخاطبین از مطالعه مدلسازی انجام شده می شود.)

سطح سوم: زیر فرایند

در این سطح یک فرایند تا سطح فعالیتهایش ریز می شود. توجه داشته باشید که در همین زیر فرایند هم ممکن است به خاطر وسعت فعالیتهای زیر فرایند و برای خلوت تر شدن مدل از یک زیر فرایند دیگر در مدل استفاده کرد. (یعنی یک سطح دیگر به مدل اضافه شود.) در شکل پایین زیر فرایند انتخاب کاندیدای مناسب، با جزئیاتش نشان داده شد است.

علاوه بر سه سطح اشاره شده می توانیم یک سطح صفر هم داشته باشیم که در آن تمامی گروه فرایندهای سازمان نشان داده شده است. برای گروه بندی فرایندها چارچوب APQC و سایر مدلهای مرجع فرایند نظیر eTOM می تواند استفاده شود.

پیشنهاد می شود که در انتخاب bpms حتما معیار های انتخاب را با دقت بررسی کنید زیرا انتخاب یک برنامه مناسب باعث تعیین روند سازمان برای سایر برنامه های سازمانی نیز می شود: